Industri acara khusus telah berkembang sangat besar dalam dekade terakhir.Menurut penelitian terbaru yang dilakukan oleh Dr Joe Goldblatt, CSEP (Certified Acara Khusus Profesional), pengeluaran untuk acara khusus di seluruh dunia adalah $ 500 miliar per tahun. Goldblatt adalah pendiri International Special Events Society (ISES), direktur pendiri Program Manajemen Acara di George Washington University, dan co-penulis The International Dictionary of Event Management . “Cukuplah untuk mengatakan, pasar cukup besar untuk mendukung dan mempertahankan usaha Anda,” kata Goldblatt. “Jika Anda bekerja di satu bidang acara khusus, ada banyak arah di mana Anda dapat memperluas. Jika Anda hanya memasuki profesi acara khusus, ada pasar yang menguntungkan menunggu Anda di berbagai bidang.”
Apa Di dalam
- pengantar
- Sasaran pasar
- Biaya startup
- Operasi
- Pendapatan dan Penagihan
- Pemasaran dan Sumber Daya
Menurut penelitian Goldblatt ini, keuntungan di industri ini terus meningkat.Hanya beberapa tahun yang lalu, Goldblatt mengatakan, margin keuntungan rata-rata untuk seorang pengusaha perencanaan acara itu sekitar 15 persen.Studi terbaru, bagaimanapun, margin keuntungan acara bisa sebanyak 40 persen. Dia atribut kesehatan yang baik industri untuk beberapa faktor, termasuk peningkatan ekonomi dan tren perusahaan Amerika untuk melakukan outsourcing fungsi pertemuan-perencanaan mereka.
Apa Perencanaan Event?
Pertanyaan ini sebenarnya terurai menjadi dua pertanyaan: Apa jenis peristiwa yang kita bicarakan? Dan, apa perencanaan acara?
hal pertama yang pertama. Secara umum, acara khusus terjadi untuk tujuan berikut:
Perayaan (pameran, parade, pernikahan, reuni, ulang tahun, peringatan)
Pendidikan (konferensi, rapat, wisuda)
Promosi (peluncuran produk, demonstrasi politik, fashion show)
Peringatan (peringatan, peristiwa sipil)
Daftar ini tidak satu lengkap, tetapi sebagai contoh menggambarkan, acara khusus mungkin bisnis terkait, murni sosial atau suatu tempat di antara.
Sekarang kita pindah ke pertanyaan kedua: Apakah perencanaan acara? Perencana acara dapat menangani salah satu atau semua tugas berikut yang berhubungan dengan acara yang:
melakukan penelitian
Membuat desain acara
Menemukan sebuah situs
Mengatur makanan, dekorasi dan hiburan
Perencanaan transportasi ke dan dari acara tersebut
Mengirim undangan untuk peserta
Mengatur setiap akomodasi yang diperlukan untuk peserta
Mengkoordinasikan kegiatan personil acara
Mengawasi di situs
Melakukan evaluasi acara
Berapa banyak dari kegiatan ini bisnis Anda terlibat dalam akan tergantung pada ukuran dan jenis acara tertentu, yang akan, pada gilirannya, tergantung pada spesialisasi yang Anda pilih.
Mengapa Orang Hire Kegiatan Perencana?
Pertanyaan ini memiliki jawaban sederhana: Individu sering menemukan mereka tidak memiliki keahlian dan waktu untuk merencanakan acara sendiri. perencana independen dapat melangkah masuk dan memberikan peristiwa khusus perhatian mereka layak.
Yang Menjadi Sebuah perencana acara?
Perencana sering orang-orang yang sampai awal mereka pada salah satu aspek tertentu dari acara khusus. pemilik bisnis Martin Van Keken memiliki perusahaan katering yang sukses sebelum ia memutuskan untuk merencanakan seluruh acara. Banyak perencana lain memiliki cerita serupa. Hal ini menjelaskan mengapa perencana sering tidak hanya mengkoordinasikan seluruh kegiatan tetapi mungkin, di samping itu, menyediakan satu atau lebih layanan untuk peristiwa-peristiwa.
perencana acara juga mungkin sudah mulai keluar acara perencanaan untuk perusahaan lain sebelum memutuskan untuk masuk ke bisnis untuk diri mereka sendiri. Joyce Barnes-Wolff direncanakan acara di rumah untuk rantai ritel selama 11 tahun dan kemudian bekerja untuk perusahaan perencanaan acara lain sebelum mencolok keluar sendiri.
menjadi Bersertifikat
Pertimbangkan untuk mendapatkan gelar atau sertifikat dari universitas lokal dalam perencanaan acara atau manajemen. Daftar perguruan tinggi dan universitas menawarkan kesempatan pendidikan di bidang ini tersedia dari Profesional Meeting International (MPI).
Juga mempertimbangkan bekerja untuk menjadi CSEP (Certified Acara Khusus Professional) atau CMP (Certified Perencana Rapat). Sebutan ini diberikan oleh ISES dan MPI, masing-masing. Banyak perusahaan, dan beberapa anggota masyarakat umum, mencari sebutan ini ketika menyewa perencana. Karena penelitian dan studi yang dibutuhkan untuk menjadi CSEP atau CMP, klien tahu bahwa perencana ini adalah profesional.
Sasaran pasar
The Corporate Market
Secara garis besar, ada dua pasar untuk layanan perencanaan acara: perusahaan dan sosial. Istilah “perusahaan” tidak hanya mencakup perusahaan tetapi juga amal dan organisasi nirlaba. Amal dan organisasi nirlaba tuan rumah acara penggalangan dana gala, resepsi dan kompetisi atletik, antara acara lainnya, untuk memperluas basis dukungan publik mereka dan mengumpulkan dana. Ribuan peristiwa ini terjadi setiap tahun, dan meskipun yang besar membutuhkan pengalaman perencanaan acara khusus, Anda mungkin menemukan acara lokal kecil untuk memulai dengan.
Apa Di dalam
pengantar
Sasaran pasar
Biaya startup
Operasi
Pendapatan dan Penagihan
Pemasaran dan Sumber Daya
Perusahaan tuan rumah pameran dagang, konvensi, piknik perusahaan, pesta liburan, dan pertemuan untuk anggota staf, anggota dewan, atau pemegang saham. Ada pasar yang besar untuk jenis acara. Menurut Konvensi Industri Dewan 2012 Signifikansi Ekonomi Studi , 1,83 juta rapat perusahaan / bisnis, pameran dagang, konvensi, dll terjadi di Amerika Serikat saja.
Pasar Sosial
acara sosial termasuk pernikahan, ulang tahun, pesta ulang tahun, bar dan mitzvah kelelawar, Sweet 16 partai, pesta anak-anak, reuni dan sebagainya. Anda dapat memutuskan untuk menangani semua peristiwa ini atau hanya mengkhususkan diri pada satu atau lebih dari mereka.
Pasar untuk kegiatan sosial, terutama ulang tahun dan peringatan, diperkirakan akan terus meningkat selama beberapa tahun ke depan, sebagai baby boomer jatuh tempo. Kelompok ini memiliki anak menikah, orang tua merayakan ulang tahun emas, dan sendiri hari peringatan perak pernikahan mereka untuk memperingati.
Biaya startup
Berapa banyak uang yang Anda akan perlu untuk memulai bisnis perencanaan acara Anda? Itu akan tergantung pada biaya hidup di daerah bisnis Anda melayani dan apakah Anda bekerja dari rumah atau sewa ruang kantor. Hal ini juga akan tergantung, untuk tingkat yang lebih rendah, pada selera dan gaya hidup Anda sendiri pilihan.
Perlu diingat bahwa saat bekerja dari rumah akan menjaga biaya Anda rendah, Anda tidak dapat memulai apapun tetapi yang terkecil bisnis perencanaan acara dgn sedikit uang.
Apa Di dalam
pengantar
Sasaran pasar
Biaya startup
Operasi
Pendapatan dan Penagihan
Pemasaran dan Sumber Daya
Bagan ini daftar biaya startup untuk dua layanan acara-perencanaan hipotetis. Bisnis pertama adalah homebased dan tidak memiliki karyawan. Bisnis high-end menempati 1.000 kaki persegi ruang kantor. Pemilik / pengelola usaha ini mempekerjakan penuh waktu perencana junior dan pembukuan paruh waktu, serta karyawan sementara yang menangani pekerjaan administratif dan yang dapat membantu mempersiapkan berbagai acara. Kedua pemilik akan memperoleh pendapatan dari laba bersih sebelum pajak. Setiap tahun, bisnis ini akan kotor $ 85.000 dan $ 250.000, masing-masing. Tabel startup diskon biaya pre-opening untuk bisnis.
Beban startup Rendah Tinggi
Menyewa $ 0 $ 2.300
Peralatan $ 5.000 $ 17.000
Inventaris $ 0 $ 500
Lisensi dan Pajak $ 250 $ 350
komunikasi $ 100 $ 250
Daftar gaji $ 0 $ 4.000
Iklan / Promosi $ 500 $ 2.000
Biaya Legal & Accounting $ 650 $ 1.500
Asuransi (1 Quarter) $ 800 $ 1.700
bermacam-macam $ 750 $ 1.500
Total $ 8.050 $ 31.100
Sedikit, jika ada, perencana acara memiliki 9-to-5 pekerjaan. Sifatnya, perencanaan acara cenderung melibatkan malam hari, akhir pekan, liburan dan kadang-kadang bahkan musim tertentu. Berapa banyak waktu yang Anda harus berkomitmen untuk kerja akan tergantung, sekali lagi, pada spesialisasi yang Anda pilih.
Sebagai aturan umum, acara sosial melibatkan lebih akhir pekan dan liburan dari acara perusahaan lakukan. Beberapa daerah di negara itu dan beberapa jenis peristiwa memiliki “on” dan “off” musim. Namun, tidak peduli apa spesialisasi Anda (dengan pengecualian dari pihak untuk anak-anak), Anda dapat mengandalkan bekerja setidaknya beberapa malam hari seperti Anda mengkoordinasikan dan mengawasi peristiwa. Perencanaan peristiwa-peristiwa, bagaimanapun, akan dilakukan sebagian besar selama jam kerja.
Apa Di dalam
pengantar
Sasaran pasar
Biaya startup
Operasi
Pendapatan dan Penagihan
Pemasaran dan Sumber Daya
Artikel lebih lanjut tentang perencanaan acara »
Berikut adalah tugas utama Anda akan menyelesaikan sebagai perencana acara:
Penelitian. Cara terbaik untuk mengurangi risiko (apa pun jenis) adalah untuk melakukan pekerjaan rumah Anda. Untuk acara besar, penelitian dapat berarti memastikan ada permintaan untuk acara tersebut dengan melakukan survei, wawancara atau penelitian kelompok fokus. Jika Anda baru untuk industri perencanaan acara, penelitian mungkin bukan berarti mencari tahu semua yang Anda dapat tentang vendor dan supplier. Penelitian juga dapat berarti berbicara dengan perencana lain yang telah menghasilkan peristiwa yang mirip dengan yang di mana Anda bekerja. Atau Anda mungkin menemukan diri Anda membaca tentang masalah adat dan etiket, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan jenis tertentu dari acara.
Apapun jenis acara Anda berencana, penelitian harus mencakup meminta klien Anda banyak pertanyaan dan menuliskan jawaban. Mewawancarai klien mungkin tidak apa segera Anda anggap sebagai penelitian. Namun, meminta terlalu sedikit pertanyaan, atau tidak mendengarkan memadai untuk jawaban klien, dapat membahayakan keberhasilan acara Anda berencana.
Desain. Kreativitas Anda datang paling berperan dalam tahap desain perencanaan acara, di mana Anda membuat sketsa keseluruhan “merasa” dan “terlihat” dari acara tersebut. Ini adalah waktu untuk brainstorming, baik sendiri atau dengan karyawan Anda. Ini juga waktu untuk menarik keluar dan melihat melalui berkas ide Anda. (Anda memiliki satu, bukan? Jika tidak, membaca dan membuat catatan.) Jangan lupa untuk berkonsultasi notebook Anda untuk jawaban klien dengan pertanyaan yang Anda ajukan dalam tahap penelitian. tanggapan ini, terutama yang menyangkut anggaran acara, akan membantu Anda benar-benar memeriksa setiap ide untuk kelayakan, sebaiknya sebelum menyarankan kepada klien.
Proposal. Setelah mewawancarai klien dan melakukan brainstorming awal, Anda harus memiliki informasi yang cukup untuk mempersiapkan proposal. Sadarilah bahwa produksi proposal memakan waktu dan berpotensi mahal, terutama jika Anda termasuk foto atau sketsa. Perhatikan bahwa hanya perusahaan besar yang memproduksi acara high-end mampu untuk menyediakan klien dengan proposal gratis. Anda harus menerima biaya konsultasi (ia menyarankan sekitar $ 150), yang dapat diterapkan terhadap peristiwa klien jika ia mempekerjakan Anda.
Organisasi. Selama fase intensif pengambilan ini, Anda akan menyewa situs, menyewa vendor dan mengurus rincian lebih lanjut dari Anda mungkin percaya mungkin. Anda akan berada di telepon sampai telinga Anda mati rasa. Tapi sebelum Anda melakukan semua ini, pastikan Anda memiliki contact person (baik klien atau seseorang yang bertindak atas nama klien) dengan siapa Anda akan membahas semua keputusan besar. Memiliki individu yang ditunjuk membantu memastikan bahwa jalur komunikasi tetap terbuka. Juga, acara sosial khususnya kadang-kadang menderita dari “terlalu banyak koki” sindrom. Memiliki satu kontak yang ditunjuk membantu Anda menghindari tertangkap di tengah-tengah perselisihan antara peserta acara.
Secara umum, semakin besar acara, waktu lebih lead yang diperlukan untuk rencana itu. konvensi utama direncanakan tahun sebelumnya. Meskipun Anda mungkin tidak mengatur peristiwa pada suatu skala besar, Anda perlu untuk memungkinkan setidaknya beberapa bulan untuk acara seperti piknik perusahaan, reuni atau pesta besar.
Koordinasi. Setelah Anda membuat rencana awal, mengalihkan perhatian Anda untuk setiap kegiatan yang membentuk bagian dari acara keseluruhan. Pada titik ini, tujuan Anda adalah untuk memastikan bahwa setiap orang pada gelombang yang sama. keterampilan komunikasi yang baik adalah penting. Pastikan semua vendor memiliki setidaknya gambaran umum tentang jadwal acara secara keseluruhan. Bahkan lebih penting, vendor harus jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka, dan ketika. kali Vendor kedatangan akan muncul dalam kontrak, tapi memeriksa mereka kali pula. Ini adalah periode “check and recheck”. Pastikan semua anggota staf Anda tahu peran mereka.
Evaluasi. Yang jelas, dan di satu sisi yang paling penting, tes kesuksesan sebuah acara adalah kepuasan pelanggan. Tujuannya, tentu saja, adalah untuk berakhir dengan klien yang akan menyanyikan pujian Anda atas dan ke bawah jalan, berteriak dari atap. Ini adalah klien yang akan mempekerjakan Anda lagi, dan yang akan memberikan yang terkenal word-of-mulut iklan untuk Anda.
Ada beberapa cara lain untuk menilai keberhasilan sebuah event. Anda dapat menyewa konsultan perencanaan acara; memiliki seseorang yang menjadi tuan rumah partai sangat sukses mengamati acara Anda; merencanakan meja bundar pasca-acara diskusi dengan karyawan Anda; mendapatkan umpan balik dari para profesional industri lainnya yang bekerja pada acara tersebut, seperti katering atau bartender; atau survei tamu di atau setelah acara.
Pendapatan & Penagihan
Tujuan dalam harga layanan adalah untuk mark up biaya tenaga kerja dan material Anda cukup untuk menutupi biaya overhead dan menghasilkan keuntungan yang dapat diterima. Pertama kali pemilik usaha sering gagal karena mereka tidak sadar dari layanan mereka terlalu rendah. Menurut pakar industri dan penulis Dr. Joe Goldblatt, biaya biasanya ditentukan oleh tiga faktor:
Segmen pasar yang dilayani. Peristiwa sosial memiliki struktur biaya yang berbeda dari acara perusahaan. Dalam industri kegiatan sosial, perencana biasanya menerima biaya untuk layanan mereka, ditambah persentase dari beberapa atau semua biaya penjual. Kedua aliran pendapatan menghasilkan pendapatan yang cukup untuk keuntungan. Dalam industri acara perusahaan, bagaimanapun, perencana biasanya mengenakan biaya untuk layanan mereka, ditambah biaya penanganan untuk setiap item yang mereka kontrak. Misalnya, seorang perencana membeli bunga dari toko bunga, menandai mereka (biasanya 15 persen) dan jumlah biaya yang ke klien. Kemungkinan lain adalah biaya tetap, atau “fee proyek,” sering digunakan ketika acara besar dan korporasi ingin diberikan sosok “tidak melampaui”.
Lokasi geografis. Biaya lebih tinggi di timur laut Amerika Serikat, misalnya, daripada di tenggara. Perbedaan ini mencerminkan variasi dalam biaya hidup. Selain itu, wilayah negara yang memiliki didefinisikan dengan baik dan off-musim mendasarkan harga mereka sebagian yang musim mereka di.
Pengalaman dan reputasi dari perencana acara. Jika Anda baru mulai keluar di industri, itu masuk akal untuk biaya kurang untuk layanan perencanaan Anda saat Anda mendapatkan keahlian.
Bagaimana, Anda mungkin bertanya, apakah biaya-untuk-layanan tersebut di atas dihitung? perencana acara yang kami wawancarai harga biaya-untuk-layanan mereka (total biaya ke klien) dengan menggunakan metode “biaya-plus”. Mereka kontrak keluar tenaga kerja, persediaan dan bahan yang terlibat dalam memproduksi acara dan biaya klien mereka biaya layanan dari sekitar 10 sampai 20 persen dari total biaya acara, dengan 15 persen menjadi rata-rata kasar.
Jasa Outbound di jakarta /
Outbound jakarta
Pemasaran dan Sumber Daya
iklan cetak mencakup berbagai, dari iklan gratis-atau murah-Yellow Pages untuk iklan dalam publikasi nasional mengkilap biaya puluhan ribu dolar. Bahkan saat ini di era online, sebagian besar perencana setuju bahwa iklan di Yellow Pages masuk akal bisnis yang baik. Sebuah iklan baris, hanya daftar nama bisnis Anda, sering disediakan secara gratis bila Anda menghubungkan ponsel Anda (jika Anda memiliki garis tanah).
Anda juga dapat memilih untuk iklan display. Ini adalah lebih besar, iklan berbatasan di Yellow Pages. Ada biaya untuk ini. Jika Anda memilih ruang iklan yang lebih besar, pastikan untuk menyertakan logo Anda. Anda juga mungkin ingin mempertimbangkan iklan di koran lokal Anda. Banyak makalah berkala (mungkin kuartalan) menerbitkan bagian khusus untuk brides- dan calon pengantin pria-to-be. Ini adalah kendaraan yang baik untuk mempromosikan bisnis perencanaan acara Anda jika Anda berencana untuk melakukan konsultasi pernikahan.
Apa Di dalam
pengantar
Sasaran pasar
Biaya startup
Operasi
Pendapatan dan Penagihan
Pemasaran dan Sumber Daya
Dallas perencana David Granger setuju. Masalahnya, ia mencatat, adalah bahwa pelanggan perlu melihat apa yang Anda lakukan, dan iklan kata tidak akan mencapai itu. Dia merekomendasikan jaringan dan membuat teman-teman di industri. Dengan begitu, katanya, “Orang-orang tahu Anda, mempercayai Anda. Mereka ingin kejujuran dan integritas.”
Jaringan dapat membantu bisnis Anda dalam dua cara. Jika orang telah bertemu dan tahu layanan apa yang Anda tawarkan, mereka dapat merujuk bisnis untuk Anda atau menggunakan layanan Anda sendiri. Selain itu, jaringan dengan hotel, katering dan sebagainya akan memberikan Anda kesempatan untuk bertemu beberapa orang yang layanannya Anda mungkin perlu Anda merencanakan acara.
Meskipun jaringan dan kata-of-mulut adalah strategi industri yang paling umum untuk mendapatkan klien, bentuk-bentuk tradisional dari iklan yang memiliki kegunaan. Sebuah kartu khas atau brosur yang dikirim ke milis atau untuk bisnis lokal dapat menarik klien baru. Sebuah iklan kecil di majalah bisnis lokal dapat membantu membangun pengenalan nama. Sebuah situs di internet dapat memungkinkan Anda untuk menarik pelanggan tidak responsif terhadap bentuk media lainnya.
sumber
asosiasi
Dewan Industri Konvensi
Internasional Acara Khusus Masyarakat
Profesional pertemuan International
National Association of Catering Eksekutif
Asosiasi Manajemen Konvensi profesional Majalah dan Publikasi
- Rapat perusahaan dan Insentif
- Rapat Profesional
- Acara khusus Magazine
- Rapat dan Konvensi
- Rapat sukses
- Trade Show Executive Magazine
- Weekly Travel
buku-buku
- Seni Event oleh James Monroe dan Robert Kates
- Menjadi Perencana Acara: Tiga Langkah Diperlukan untuk Mulai Perencanaan Kegiatan Karir Anda oleh Sirena Evans
- Bisnis Perencanaan Kegiatan: Behind-the-Scenes Rahasia Acara Khusus Suksesoleh Judy Allen
- Perencanaan Acara: The Ultimate Guide to Rapat Sukses, Acara Perusahaan, Penggalangan Dana Galas, Konferensi, Konvensi, Insentif dan Acara Khusus Lainnya oleh Judy Allen
- The Complete Idiot Panduan Pertemuan dan Event Planning, Second Edition untuk , oleh Robin Craven dan Lynn Johnson Golabowski
- Saku Idiot Panduan Memilih Katering sebuah oleh Phyllis Cambria dan Patty Sachs
- Acara Khusus: Menciptakan dan Mempertahankan Dunia Baru untuk Celebrationoleh Dr Joe Goldblatt
Peluang pendidikan
- Dewan Industri Konvensi
- George Washington University T ariwisa dan Manajemen Perhotelan
- Internasional Acara Khusus Masyarakat
Acara Perencanaan Software
Ada ratusan jenis perangkat lunak perencanaan acara, mulai dari paket murah dan dasar untuk perangkat lunak yang dikembangkan untuk perencanaan dan pengelolaan konvensi skala besar dan pameran dagang. Perangkat lunak ini berkisar harga dari $ 100 sampai ribuan dolar. Sebagai perusahaan Anda tumbuh, Anda akan perlu untuk menentukan jenis perangkat lunak yang Anda butuhkan. Periksa Capterra untuk rincian lengkap atas produk perangkat lunak manajemen acara seperti Eventbrite , Regpack , Grenadine Events , SimpleTix , dan banyak lainnya.
